Das Prozess- oder Designdokument im SAP-Projekt

2017-01-27

Das Prozess- oder Design Dokument ist das zentrale Arbeitsdokument im SAP-Projekt. Man verfasst es pro "Prozess". Was das genau ist, dazu später. Das Dokument beschreibt drei Dinge:

• Die Geschäftsanforderungen
• Den detaillierten Leistungsumfang der Implementierung ("Scope") und
• Eine Beschreibung der Implementierung selbst.

Mit dem Begriff "Prozess" beschreibt man im Zusammenhang mit dieser Sorte Dokumente üblicherweise eine abgegrenzte Systemfunktionalität die einzelne Teile von Geschäftsprozessen unterstützt. Typische Beispiele für solche Prozesse sind:

• Kundenauftrag
• Lieferung
• Faktura
• Materialbereitstellung zur Produktion
• Kostenstellenrechnung

Das Dokument richtet sich an die Projektmitarbeiter selbst, Key-User, den zukünftigen Support und am Rollout beteiligte Partner. Es enthält die Referenz an der sich zu späteren Zeitpunkten alle strittigen Fragen klären lassen müssen: bemängelt beispielsweise ein Tester das Fehlen einer bestimmten Funktion, ist das nur dann ein Fehler wenn diese Funktion in diesem Dokument beschrieben ist. Fehlt diese Beschreibung, gibt es diese Funktion nicht. Streng genommen gilt das sogar für SAP Standardfunktionen die zumindest erwähnt werden sollten wenn sie zur Nutzung vorgesehen sind.

Ein weiterer wichtiger Punkt sind die Integrationspunkte zu anderen Prozessen. Ein SAP System ist hoch integriert. Stammdaten und die Konfiguration sind zentral bei der Steuerung komplexer bereichsübergreifender Vorgänge. Deswegen ist es extrem wichtig, diese Dinge hier zu beschreiben.

Ein kurzer Einschub zum Thema Prozessdiagramme. Es hat in SAP Projekten eine lange Tradition, Prozessdiagramme zu erstellen. Meistens werden dazu sogenannte Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK) oder "ARIS" Diagramme verwendet, in den letzten Jahren kommt vermehrt die Business Process Modelling Notation (BPMN) zum Einsatz. Keine Frage: Es ist sinnvoll, komplexe Abläufe und Zusammenhänge grafisch anschaulich darzustellen. Jedoch wird in einigen Unternehmen geradezu ein Kult um diese Dokumente veranstaltet, ohne dass dem ein entsprechender Nutzen gegenüber stände. Ein Geheimnis des Erfolgs früher SAP Projekte ist vielleicht der Umstand, dass während die Business Projektmitarbeiter mit dem Zeichnen dieser Diagramme beschäftigt waren, die Berater in Ruhe ein Prototypsystem aufbauen konnten. Sind die Berater auch mit dem Malen von Bildern beschäftigt entfällt der Prototyp, und das schadet dem Projekt Erfolg mehr als das Fehlen irgendwelcher Diagramme.

Zurück zum Prozessdokument:

Ein weiterer wichtiger Bestandteil ist der Überblick über die notwendigen Konfigurationsschritte, ohne diese jedoch im Detail zu beschreiben (dafür gibt es ein separates Dokument) sowie ein Überblick über die vorgesehenen Zusatzenwicklungen. Dazu kommen Berechtigungs- und Complianceanforderungen und Verweise auf ein erforderliches Reporting.

Die Erstellung dieses Dokuments ist großer Aufwand für verschiedene Beteiligte. Er zahlt sich jedoch aus, dieses Dokument begleitet das System und seine Prozesse über seinen gesamten Lebenszyklus. Es sollte einem strengen Reviewprozess unterworfen sein und nach Abschluss des Projekts einem kontrollieren Änderungsprozess unterliegen. Eine ernste und wichtige Sache also - dieses Dokument.

Im nächsten Artikel beschreibe ich die Rolle des Business Szenario Dokuments.