SAP-Dokumentation - das Problem

2017-01-15

In großen SAP-Projekten kann man die erstellte Dokumentation inzwischen problemlos pro Tonne abrechnen. Verglichen mit Projekten frühere Tage eigentlich eine tolle Sache. Doch hält das Produkt dieses gigantischen Aufwands was es verspricht?

Wenn nicht, wäre die Konsequenz verheerend: immenser nutzloser, verschwendeter Aufwand einzig für die „Illusion einer vorhandenen Dokumentation“. Für die Beteiligten müsste dies eine untragbare Situation sein. Nach meiner Erfahrung jedoch in der Praxis gar nicht so selten.

Ich sehe dafür verschiedene Gründe:

• Imitation: Dokumentation wird erstellt, weil es so üblich ist.
• Fehlender Überblick: dokumentiert man alles, ist das was wichtig ist garantiert mit dabei.
• Falsche Aufgabentrennung: Mitarbeiter mit dem erforderlichen Know-how müssen an der Systemerstellung arbeiten, nicht an seiner Dokumentation.
• Falsche Schwerpunktsetzung: Die Anzahl an Seiten einer Dokumentation kann man zählen, auch wenn man keine Details des Systems kennt.
• Falsch verstandenes Qualitätsmanagement: Qualität wird mit „viel Dokumentation“ gleichgesetzt.
• Mangelnde Ausbildung bei Projektmitarbeitern wie Beratern: selten sind die mit der Dokumentation befassten Mitarbeiter ausreichend dafür geschult.

Wie kann man das ändern?

Ausgangspunkt einer erfolgreichen Dokumentation ist die bedingslose Ausrichtung aller Dokumente an einem Zweck: sie sollen gelesen werden! Eine Dokumentation als reines "Arbeitsprotokoll" braucht in einer SAP Arbeitsumgebung mit Änderungsverfolgung, Versions- und Transportmanagement kein Mensch.

Nach Abschluss des Projekts muss ein anderes Team die Wartung übernehmen und Anwender müssen geschult und eingearbeitet werden. Leistet die Dokumentation das nicht, ist sie nutzlos und man sollte sich den Aufwand sparen.

Welche Dokumente nützlich sind und was sie enthalten sollten, dazu in den nächsten Artikeln mehr.